Rotrap (Orion Camphill)

Opdracht: Opzetten van een digitaal & dynamisch archief bij Orion Camphill

Projectopdracht

• Opstellen van een advies archivering
• Opstellen van een procedure archief
• Implementatie en evaluatie van de nieuwe procedure advies.

Geleverde documenten

• Oplegnotitie & plan van aanpak nieuwe archiefstructuur Orion;
• Format standaard oplegnotitie
• Format standaard agenda;
• Format standaard notulen.
• Inrichting digitale en dynamische archief Orion
• Het met behulp van de externe systeembeheerder herinrichten van de server van Orion.

Instructies

Het verzorgen van personeelsinstructies in de omgang met het nieuwe digitale dynamische archief.

Analyse bestaande situatie bij start opdracht projectondersteuning.

Bij Orion was vrijwel geen sprake van een gestructureerd beheer van documenten.
Hierdoor was het moeilijk om documenten terug te vinden. Alsmede de status van documenten vast te stellen. Hierdoor kan de informatiewaarde van documenten niet voor de organisatie worden behouden. Vervanging van medewerkers bij afwezigheid leverde problemen op doordat men geen toegang kon krijgen tot elkaars werk. Waardoor overdracht van taken moeizaam plaatsvond.

Resultaat opdracht

Een archiefstructuur die bottom-up in overleg met de betrokken medewerk(st)ers is opgebouwd. De medewerk(st)ers hebben hun input hiervoor gegeven en hierdoor is draagvlak voor de archiefstructuur ontstaan.

Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ-systematiek)

De archiefstructuur correspondeert met de HKZ-systematiek. Verantwoordelijkheden worden hierbij transparant en overzichtelijk in kaart gebracht. De archiefstructuur heeft een cultuurverandering te weeg gebracht bij Orion.